Architecture Blueprint — Entity Relationships
Architecture Blueprint — Entity Relationships
This is Page 4 of 5 in the QWU Backoffice Architecture Map series… the entity and relationship map. Three entity types (People, Organizations, Experts) live as Markdown files with structured YAML frontmatter. The 5-tier Circle system governs how relationships progress from Aware to Inner Circle, with automated promotion and demotion triggers.
╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
║ ║
║ ███████╗███╗ ██╗████████╗██╗████████╗██╗ ██╗ ██╗ ██████╗ ███████╗██╗ █████╗ ████████╗██╗ ██████╗ ███╗ ██╗███████╗██╗ ██╗██╗██████╗ ███████╗ ║
║ ██╔════╝████╗ ██║╚══██╔══╝██║╚══██╔══╝╚██╗ ██╔╝ ██╔╝ ██╔══██╗██╔════╝██║ ██╔══██╗╚══██╔══╝██║██╔═══██╗████╗ ██║██╔════╝██║ ██║██║██╔══██╗██╔════╝ ║
║ █████╗ ██╔██╗ ██║ ██║ ██║ ██║ ╚████╔╝ ██╔╝ ██████╔╝█████╗ ██║ ███████║ ██║ ██║██║ ██║██╔██╗ ██║███████╗███████║██║██████╔╝███████╗ ║
║ ██╔══╝ ██║╚██╗██║ ██║ ██║ ██║ ╚██╔╝ ██╔╝ ██╔══██╗██╔══╝ ██║ ██╔══██║ ██║ ██║██║ ██║██║╚██╗██║╚════██║██╔══██║██║██╔═══╝ ╚════██║ ║
║ ███████╗██║ ╚████║ ██║ ██║ ██║ ██║ ██╔╝ ██║ ██║███████╗███████╗██║ ██║ ██║ ██║╚██████╔╝██║ ╚████║███████║██║ ██║██║██║ ███████║ ║
║ ╚══════╝╚═╝ ╚═══╝ ╚═╝ ╚═╝ ╚═╝ ╚═╝ ╚═╝ ╚═╝ ╚═╝╚══════╝╚══════╝╚═╝ ╚═╝ ╚═╝ ╚═╝ ╚═════╝ ╚═╝ ╚═══╝╚══════╝╚═╝ ╚═╝╚═╝╚═╝ ╚══════╝ ║
║ PAGE 4 · v1.2.0 ║
╠═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
║ ║
║ ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────── ENTITY TYPES ────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ ║
║ │ │ ║
║ │ ┌─────────────────────────────────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │ ║
║ │ │ PEOPLE │ │ ORGANIZATIONS │ │ EXPERTS │ │ ║
║ │ │ 003 Entities/People/ │ │ 003 Entities/Organizations/ │ │ 003 Entities/Experts/ │ │ ║
║ │ │ ───────────────────────────────── │ │ ───────────────────────────────── │ │ ───────────────────────────────── │ │ ║
║ │ │ Count: ~328 records │ │ Count: ~27 records │ │ Count: ~40 records │ │ ║
║ │ │ ───────────────────────────────── │ │ ───────────────────────────────── │ │ ───────────────────────────────── │ │ ║
║ │ │ │ │ │ │ │ │ ║
║ │ │ YAML FRONTMATTER: │ │ YAML FRONTMATTER: │ │ YAML FRONTMATTER: │ │ ║
║ │ │ ┌─────────────────────────────┐ │ │ ┌─────────────────────────────┐ │ │ ┌─────────────────────────────┐ │ │ ║
║ │ │ │ uid: suitedash-12345 │ │ │ │ uid: org-company-name │ │ │ │ uid: expert-name │ │ │ ║
║ │ │ │ full_name: "John Smith" │ │ │ │ name: "Company Inc" │ │ │ │ name: "Expert Name" │ │ │ ║
║ │ │ │ email: [email protected] │ │ │ │ type: [company, nonprofit] │ │ │ │ tier: [A, B, C] │ │ │ ║
║ │ │ │ phone: "+1-555-123-4567" │ │ │ │ website: example.com │ │ │ │ domain: [AI, business] │ │ │ ║
║ │ │ │ company: "[[Company Inc]]" │ │ │ │ industry: Technology │ │ │ │ twitter: @handle │ │ │ ║
║ │ │ │ title: "CEO" │ │ │ │ employees: 50-200 │ │ │ │ youtube: channel_id │ │ │ ║
║ │ │ │ circle_tier: 3 │ │ │ │ revenue: $1M-10M │ │ │ │ last_content: 2026-01-15 │ │ │ ║
║ │ │ │ source: [bni, linkedin] │ │ │ │ contacts: ["[[Person]]"] │ │ │ │ monitoring: true │ │ │ ║
║ │ │ │ tags: [lead, prospect] │ │ │ │ tags: [client, partner] │ │ │ │ wisdom_sources: [youtube] │ │ │ ║
║ │ │ │ suitedash_id: "SD-12345" │ │ │ └─────────────────────────────┘ │ │ └─────────────────────────────┘ │ │ ║
║ │ │ └─────────────────────────────┘ │ │ │ │ │ │ ║
║ │ │ │ │ │ │ │ │ ║
║ │ └─────────────────────────────────────┘ └─────────────────────────────────────┘ └─────────────────────────────────────┘ │ ║
║ │ │ ║
║ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ ║
║ ║
║ ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────── CIRCLE TIER SYSTEM ──────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ ║
║ │ │ ║
║ │ RELATIONSHIP PROGRESSION (Outer → Inner) │ ║
║ │ │ ║
║ │ ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ ║
║ │ │ │ │ ║
║ │ │ ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ │ ║
║ │ │ │ │ │ │ ║
║ │ │ │ ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ │ │ ║
║ │ │ │ │ │ │ │ │ ║
║ │ │ │ │ ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ │ │ │ ║
║ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ║
║ │ │ │ │ │ ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ │ │ │ │ ║
║ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ║
║ │ │ │ │ │ │ TIER 5: INNER CIRCLE │ │ │ │ │ │ ║
║ │ │ │ │ │ │ ───────────────────── │ │ │ │ │ │ ║
║ │ │ │ │ │ │ VIP relationships, board, close advisors │ │ │ │ │ │ ║
║ │ │ │ │ │ │ Access: Full portal, direct contact, priority │ │ │ │ │ │ ║
║ │ │ │ │ │ │ SuiteDash Tag: "Circle-T5-InnerCircle" │ │ │ │ │ │ ║
║ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ║
║ │ │ │ │ │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ │ │ │ │ │ ║
║ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ║
║ │ │ │ │ │ TIER 4: CHAMPIONS · Active supporters, regular collaborators, major donors │ │ │ │ │ ║
║ │ │ │ │ │ Access: Extended portal, monthly check-ins · SuiteDash Tag: "Circle-T4-Champion" │ │ │ │ │ ║
║ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ║
║ │ │ │ │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ │ │ │ │ ║
║ │ │ │ │ │ │ │ │ ║
║ │ │ │ │ TIER 3: ENGAGED · Regular interaction, newsletter subscribers, event attendees, small donors │ │ │ │ ║
║ │ │ │ │ Access: Basic portal, quarterly updates · SuiteDash Tag: "Circle-T3-Engaged" │ │ │ │ ║
║ │ │ │ │ │ │ │ │ ║
║ │ │ │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ │ │ │ ║
║ │ │ │ │ │ │ ║
║ │ │ │ TIER 2: KNOWN · Have interacted at least once, responded to outreach, LinkedIn connection │ │ │ ║
║ │ │ │ Access: Public resources only · SuiteDash Tag: "Circle-T2-Known" │ │ │ ║
║ │ │ │ │ │ │ ║
║ │ │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ │ │ ║
║ │ │ │ │ ║
║ │ │ TIER 1: AWARE · In our database but no meaningful interaction yet, cold leads, scraped contacts │ │ ║
║ │ │ Access: None · SuiteDash Tag: "Circle-T1-Aware" │ │ ║
║ │ │ │ │ ║
║ │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ │ ║
║ │ │ ║
║ │ PROMOTION TRIGGERS: T1→T2: Reply to email, connect on LinkedIn │ T2→T3: Attend event, subscribe, donate │ T3→T4: Regular engagement, significant gift │ ║
║ │ DEMOTION TRIGGERS: No interaction for 12 months │ Unsubscribe │ Request removal │ Bounced email │ ║
║ │ │ ║
║ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ ║
║ ║
║ ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────── RELATIONSHIP LINKS ──────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ ║
║ │ │ ║
║ │ WIKILINK PATTERNS (Obsidian) SYNC TO SUITEDASH RELATIONSHIP TYPES │ ║
║ │ ────────────────────────────── ────────────────── ────────────────── │ ║
║ │ │ ║
║ │ Person → Organization: Person fields synced: work_for Person → Organization │ ║
║ │ company: "[[Acme Corp]]" • full_name knows Person → Person │ ║
║ │ • email (primary) member_of Person → Organization (BNI) │ ║
║ │ Person → Person: • phone referred_by Person → Person │ ║
║ │ referred_by: "[[Jane Doe]]" • company (text) manages Person → Project │ ║
║ │ knows: ["[[Bob Smith]]", "[[Sue Lee]]"] • title expert_on Expert → Topic │ ║
║ │ • circle_tier (→ tag) monitors System → Expert │ ║
║ │ Person → Expert: • source (→ tag) affiliated Organization → Organization │ ║
║ │ follows: ["[[Simon Sinek]]"] • tags[] (→ tags) │ ║
║ │ │ ║
║ │ Backlinks auto-discovered by Obsidian graph view Custom fields: linkedin_url, instagram_handle Stored in YAML frontmatter + wikilinks │ ║
║ │ │ ║
║ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ ║
║ ║
║ ┌───────────────────────────────────────────────── ENTITY LIFECYCLE ─────────────────────────────────────────────────┐ ┌──────────────────────────────────────┐ ║
║ │ │ │ SYNC ARCHITECTURE │ ║
║ │ ┌──────────┐ ┌──────────┐ ┌──────────┐ ┌──────────┐ ┌──────────┐ ┌──────────┐ ┌──────────┐ │ │ ──────────────────────────────── │ ║
║ │ │ DISCOVER │───▶│ CAPTURE │───▶│ ENRICH │───▶│ RESOLVE │───▶│ STORE │───▶│ SYNC │───▶│ MAINTAIN │ │ │ │ ║
║ │ ├──────────┤ ├──────────┤ ├──────────┤ ├──────────┤ ├──────────┤ ├──────────┤ ├──────────┤ │ │ ┌──────────────────────────────┐ │ ║
║ │ │ Lead gen │ │ Create │ │ Add data │ │ Dedup │ │ Vault │ │ SuiteDash│ │ Update │ │ │ │ OBSIDIAN VAULT │ │ ║
║ │ │ Meeting │ │ stub │ │ LinkedIn │ │ Match │ │ 003/ │ │ CRM │ │ Circle │ │ │ │ (Source of Truth) │ │ ║
║ │ │ Email │ │ file │ │ Email │ │ existing │ │ Entities │ │ bi-dir │ │ tier │ │ │ └──────────────┬───────────────┘ │ ║
║ │ │ Referral │ │ in vault │ │ Reviews │ │ records │ │ folder │ │ sync │ │ as needed│ │ │ │ │ ║
║ │ └──────────┘ └──────────┘ └──────────┘ └──────────┘ └──────────┘ └──────────┘ └──────────┘ │ │ ▼ │ ║
║ │ │ │ ┌──────────────────────────────┐ │ ║
║ │ Scripts: generate_leads.py → create_entity.py → enrich_*.py → resolve_identity.py → sync_vault_to_suitedash.py │ │ │ SUITEDASH CRM │ │ ║
║ │ │ │ │ (Client Portal) │ │ ║
║ │ Daily sync at 6:00 AM PT │ Bidirectional: Vault ←→ SuiteDash │ Conflict resolution: Vault wins │ │ └──────────────────────────────┘ │ ║
║ │ │ │ │ ║
║ └────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ └──────────────────────────────────────┘ ║
║ ║
╠═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
║ ENTITY COUNT: ~4,248 files │ PEOPLE: ~280 │ ORGS: ~40 │ EXPERTS: ~40 │ TOOLS: ~3,900 │ SYNC: Daily 6AM │ CRM: SuiteDash │ UID: type-name ║
╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝Part of the QWU Backoffice Architecture Map series (5 pages). See the live interactive version at twin.quietlyworking.org.
Quietly Working Foundation | quietlyworking.org | 501(c)(3)