Architecture Blueprint — External Integrations
Architecture Blueprint — External Integrations
This is Page 3 of 5 in the QWU Backoffice Architecture Map series… the integration hub. Every external service is mapped with what data flows in each direction, authentication method, rate limits, and costs. The AI section at the top shows our Quality-First LLM strategy… start with the best model, only downgrade with justification.
╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
║ ║
║ ███████╗██╗ ██╗████████╗███████╗██████╗ ███╗ ██╗ █████╗ ██╗ ██╗███╗ ██╗████████╗███████╗ ██████╗ ██████╗ █████╗ ████████╗██╗ ██████╗ ███╗ ██╗███████╗║
║ ██╔════╝╚██╗██╔╝╚══██╔══╝██╔════╝██╔══██╗████╗ ██║██╔══██╗██║ ██║████╗ ██║╚══██╔══╝██╔════╝██╔════╝ ██╔══██╗██╔══██╗╚══██╔══╝██║██╔═══██╗████╗ ██║██╔════╝║
║ █████╗ ╚███╔╝ ██║ █████╗ ██████╔╝██╔██╗ ██║███████║██║ ██║██╔██╗ ██║ ██║ █████╗ ██║ ███╗██████╔╝███████║ ██║ ██║██║ ██║██╔██╗ ██║███████╗║
║ ██╔══╝ ██╔██╗ ██║ ██╔══╝ ██╔══██╗██║╚██╗██║██╔══██║██║ ██║██║╚██╗██║ ██║ ██╔══╝ ██║ ██║██╔══██╗██╔══██║ ██║ ██║██║ ██║██║╚██╗██║╚════██║║
║ ███████╗██╔╝ ██╗ ██║ ███████╗██║ ██║██║ ╚████║██║ ██║███████╗ ██║██║ ╚████║ ██║ ███████╗╚██████╔╝██║ ██║██║ ██║ ██║ ██║╚██████╔╝██║ ╚████║███████║║
║ ╚══════╝╚═╝ ╚═╝ ╚═╝ ╚══════╝╚═╝ ╚═╝╚═╝ ╚═══╝╚═╝ ╚═╝╚══════╝ ╚═╝╚═╝ ╚═══╝ ╚═╝ ╚══════╝ ╚═════╝ ╚═╝ ╚═╝╚═╝ ╚═╝ ╚═╝ ╚═╝ ╚═════╝ ╚═╝ ╚═══╝╚══════╝║
║ PAGE 3 · v1.3.0 ║
╠═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
║ ║
║ ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ ║
║ │ AI & INTELLIGENCE · Quality-First LLM Strategy │ ║
║ │ │ ║
║ │ ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ │ ║
║ │ ║ OPENROUTER HUB (Central LLM Router) ║ │ ║
║ │ ║ ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────── ║ │ ║
║ │ ║ ┌───────────────────┐ ┌───────────────────┐ ┌───────────────────┐ ┌───────────────────┐ ┌───────────────────┐ Philosophy: FLAGSHIP default. ║ │ ║
║ │ ║ │ ★ FLAGSHIP (def) │ │ SYNTHESIS │ │ STANDARD │ │ FAST │ │ IMAGE │ Downgrade only with justification. ║ │ ║
║ │ ║ │ ───────────────── │ │ ───────────────── │ │ ───────────────── │ │ ───────────────── │ │ ───────────────── │ ───────────────────────────────── ║ │ ║
║ │ ║ │ Claude Opus 4.7 │ │ Claude Sonnet 4.5 │ │ Claude Sonnet 4.5 │ │ DeepSeek Chat │ │ Gemini 3 Pro │ • 24 scripts using LLM calls ║ │ ║
║ │ ║ │ 1M context (beta) │ │ 1M context │ │ 1M context │ │ 64K context │ │ 1M context │ • 20 at FLAGSHIP tier ║ │ ║
║ │ ║ │ ───────────────── │ │ ───────────────── │ │ ───────────────── │ │ ───────────────── │ │ ───────────────── │ • Cost diff: ~$15-20/mo ║ │ ║
║ │ ║ │ Comprehension │ │ Extended context │ │ Classification │ │ Pattern matching │ │ OCR + visual │ ║ │ ║
║ │ ║ │ Judgment, comms │ │ Cross-reference │ │ Categorical only │ │ Name parsing │ │ Spatial reasoning │ Credential: OPENROUTER_API_KEY ║ │ ║
║ │ ║ │ 15 scripts │ │ 1 script │ │ 1 script │ │ 3 scripts │ │ 1 script │ Dashboard: openrouter.ai/activity ║ │ ║
║ │ ║ └───────────────────┘ └───────────────────┘ └───────────────────┘ └───────────────────┘ └───────────────────┘ ║ │ ║
║ │ ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝ │ ║
║ │ │ ║
║ │ ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐ ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ ║
║ │ │ VIDEO · Gemini 2.5 Pro · google-genai (direct) │ │ AUDIO · OpenAI Whisper · OpenAI API (direct) │ │ ║
║ │ │ Multimodal video processing | $1.25/$10 MTok | 1 script │ │ Audio transcription | $0.006/min | 2 scripts │ │ ║
║ │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────┘ └─────────────────────────────────────────────────────────────────┘ │ ║
║ │ │ ║
║ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ ║
║ │ ║
║ ▼ ║
║ ┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ ║
║ │ │ ║
║ │ ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗ │ ║
║ │ ║ ║ │ ║
║ │ ║ QWU BACKOFFICE CORE ║ │ ║
║ │ ║ ║ │ ║
║ │ ║ ┌─────────────────┐ ┌─────────────────┐ ┌─────────────────┐ ║ │ ║
║ │ ║ │ DIRECTIVES │ │ SCRIPTS │ │ WORKFLOWS │ ║ │ ║
║ │ ║ │ 100 │ │ 212 │ │ 48 │ ║ │ ║
║ │ ║ └─────────────────┘ └─────────────────┘ └─────────────────┘ ║ │ ║
║ │ ║ ║ │ ║
║ │ ║ Azure VM: claude-dev n8n VM: qwu-n8n ║ │ ║
║ │ ║ ║ │ ║
║ │ ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝ │ ║
║ │ │ ║
║ └──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ ║
║ │ │ │ │ │ │ │ ║
║ ▼ ▼ ▼ ▼ ▼ ▼ ▼ ║
║ ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ ║
║ │ │ ║
║ │ DATA & SCRAPING SERVICES │ ║
║ │ │ ║
║ │ ┌───────────────────────────────┐ ┌───────────────────────────────┐ ┌───────────────────────────────┐ ┌───────────────────────────────┐ │ ║
║ │ │ APIFY │ │ ANYMAIL FINDER │ │ REOON │ │ GOOGLE APIs │ │ ║
║ │ │ ─────────────────────────── │ │ ─────────────────────────── │ │ ─────────────────────────── │ │ ─────────────────────────── │ │ ║
║ │ │ Credential: APIFY_API_TOKEN │ │ Credential: ANYMAIL_API_* │ │ Credential: REOON_API_KEY │ │ Credential: GOOGLE_API_KEY │ │ ║
║ │ │ ─────────────────────────── │ │ ─────────────────────────── │ │ ─────────────────────────── │ │ ─────────────────────────── │ │ ║
║ │ │ WE SEND: │ │ WE SEND: │ │ WE SEND: │ │ WE SEND: │ │ ║
║ │ │ • Search queries │ │ • Name + Domain │ │ • Email addresses │ │ • Place queries │ │ ║
║ │ │ • URLs to scrape │ │ ─────────────────────────── │ │ ─────────────────────────── │ │ • Sheet operations │ │ ║
║ │ │ ─────────────────────────── │ │ WE RECEIVE: │ │ WE RECEIVE: │ │ ─────────────────────────── │ │ ║
║ │ │ WE RECEIVE: │ │ • Verified emails │ │ • Validation status │ │ WE RECEIVE: │ │ ║
║ │ │ • LinkedIn profiles │ │ • Confidence scores │ │ • Deliverability score │ │ • Places data + reviews │ │ ║
║ │ │ • Google Maps listings │ │ ─────────────────────────── │ │ ─────────────────────────── │ │ • Sheets read/write │ │ ║
║ │ │ • Business reviews │ │ Cost: ~$0.05/lookup │ │ Cost: ~$0.003/validation │ │ ─────────────────────────── │ │ ║
║ │ │ ─────────────────────────── │ │ Rate: 100/min │ │ Rate: 1000/min │ │ Cost: Pay-per-use │ │ ║
║ │ │ Cost: ~$0.01-0.10/scrape │ └───────────────────────────────┘ └───────────────────────────────┘ │ Rate: 60K/day (Places) │ │ ║
║ │ │ Rate: Actor-dependent │ └───────────────────────────────┘ │ ║
║ │ └───────────────────────────────┘ │ ║
║ │ │ ║
║ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ ║
║ ║
║ ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ ║
║ │ │ ║
║ │ COMMUNICATION & NOTIFICATION SERVICES │ ║
║ │ │ ║
║ │ ┌───────────────────────────────┐ ┌───────────────────────────────┐ ┌───────────────────────────────┐ ┌───────────────────────────────┐ │ ║
║ │ │ DISCORD │ │ MICROSOFT GRAPH │ │ TWILIO │ │ VISTA SOCIAL │ │ ║
║ │ │ ─────────────────────────── │ │ ─────────────────────────── │ │ ─────────────────────────── │ │ ─────────────────────────── │ │ ║
║ │ │ Credential: DISCORD_* │ │ Credential: MSGRAPH_* │ │ Credential: TWILIO_* │ │ Credential: VISTA_SOCIAL_* │ │ ║
║ │ │ ─────────────────────────── │ │ ─────────────────────────── │ │ ─────────────────────────── │ │ ─────────────────────────── │ │ ║
║ │ │ WE SEND: │ │ WE SEND: │ │ WE SEND: │ │ WE SEND: │ │ ║
║ │ │ • Webhook notifications │ │ • Email fetch requests │ │ • SMS messages │ │ • Social posts │ │ ║
║ │ │ • Bot messages │ │ • Calendar queries │ │ • Voice notifications │ │ • Scheduled content │ │ ║
║ │ │ ─────────────────────────── │ │ ─────────────────────────── │ │ ─────────────────────────── │ │ ─────────────────────────── │ │ ║
║ │ │ WE RECEIVE: │ │ WE RECEIVE: │ │ WE RECEIVE: │ │ WE RECEIVE: │ │ ║
║ │ │ • Delivery confirmations │ │ • Emails + metadata │ │ • Delivery status │ │ • Engagement metrics │ │ ║
║ │ │ • Reaction events │ │ • Calendar events │ │ • Inbound SMS │ │ • Inbox messages │ │ ║
║ │ │ ─────────────────────────── │ │ ─────────────────────────── │ │ ─────────────────────────── │ │ ─────────────────────────── │ │ ║
║ │ │ Channels: 10 webhooks │ │ Rate: 10K/10min │ │ Cost: ~$0.01/SMS │ │ Profiles: 8 connected │ │ ║
║ │ │ Cost: Free │ │ Cost: M365 license │ │ Phone: (949) 373-3730 │ │ Cost: $79/mo │ │ ║
║ │ └───────────────────────────────┘ └───────────────────────────────┘ └───────────────────────────────┘ └───────────────────────────────┘ │ ║
║ │ │ ║
║ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ ║
║ ║
║ ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ ║
║ │ │ ║
║ │ CRM & BUSINESS SERVICES │ ║
║ │ │ ║
║ │ ┌───────────────────────────────┐ ┌───────────────────────────────┐ ┌───────────────────────────────┐ ┌───────────────────────────────┐ │ ║
║ │ │ SUITEDASH │ │ INSTANTLY │ │ ZOOM │ │ n8n │ │ ║
║ │ │ ─────────────────────────── │ │ ─────────────────────────── │ │ ─────────────────────────── │ │ ─────────────────────────── │ │ ║
║ │ │ Credential: SUITEDASH_* │ │ Credential: INSTANTLY_* │ │ Credential: ZOOM_* │ │ Self-hosted on qwu-n8n VM │ │ ║
║ │ │ ─────────────────────────── │ │ ─────────────────────────── │ │ ─────────────────────────── │ │ ─────────────────────────── │ │ ║
║ │ │ WE SEND: │ │ WE SEND: │ │ WE SEND: │ │ ORCHESTRATES: │ │ ║
║ │ │ • Contact creates/updates │ │ • Email campaigns │ │ • Recording requests │ │ • 33 workflows │ │ ║
║ │ │ • Tag assignments │ │ • Lead imports │ │ ─────────────────────────── │ │ • Schedules + webhooks │ │ ║
║ │ │ • Circle tier changes │ │ ─────────────────────────── │ │ WE RECEIVE: │ │ • SSH to backoffice │ │ ║
║ │ │ ─────────────────────────── │ │ WE RECEIVE: │ │ • Recording webhooks │ │ ─────────────────────────── │ │ ║
║ │ │ WE RECEIVE: │ │ • Open/click tracking │ │ • Transcripts │ │ URL: http://qwu-n8n:5678 │ │ ║
║ │ │ • Contact lookups │ │ • Reply notifications │ │ • Meeting metadata │ │ Creds: SSH key auth │ │ ║
║ │ │ • Portal access data │ │ ─────────────────────────── │ │ ─────────────────────────── │ │ ─────────────────────────── │ │ ║
║ │ │ ─────────────────────────── │ │ Cost: ~$0.001/email │ │ Cost: Zoom Pro license │ │ Cost: Self-hosted (free) │ │ ║
║ │ │ Rate: 100/min | Cost: $99/mo │ │ Daily Limit: 1000 emails │ │ Auto-record all meetings │ │ 33 active workflows │ │ ║
║ │ └───────────────────────────────┘ └───────────────────────────────┘ └───────────────────────────────┘ └───────────────────────────────┘ │ ║
║ │ │ ║
║ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ ║
║ ║
╠═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
║ CREDENTIAL STORAGE: .env (never committed) │ RATE LIMITS: Per-service, monitored in logs │ MONTHLY COST ESTIMATE: ~$300-500 (variable by usage) ║
╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝Part of the QWU Backoffice Architecture Map series (5 pages). See the live interactive version at twin.quietlyworking.org.
Quietly Working Foundation | quietlyworking.org | 501(c)(3)