Architecture Blueprint — Schedule Timeline
Architecture Blueprint — Schedule Timeline
This is Page 5 of 5 in the QWU Backoffice Architecture Map series… the schedule and timeline view. Every automated workflow mapped across a 24-hour clock… scheduled jobs at fixed times, recurring polls on intervals, and webhook-triggered responses that fire on demand. The cost optimization section shows when to run batch jobs for maximum savings.
╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
║ ║
║ ███████╗ ██████╗██╗ ██╗███████╗██████╗ ██╗ ██╗██╗ ███████╗ ██╗ ████████╗██╗███╗ ███╗███████╗██╗ ██╗███╗ ██╗███████╗ ║
║ ██╔════╝██╔════╝██║ ██║██╔════╝██╔══██╗██║ ██║██║ ██╔════╝ ██╔╝ ╚══██╔══╝██║████╗ ████║██╔════╝██║ ██║████╗ ██║██╔════╝ ║
║ ███████╗██║ ███████║█████╗ ██║ ██║██║ ██║██║ █████╗ ██╔╝ ██║ ██║██╔████╔██║█████╗ ██║ ██║██╔██╗ ██║█████╗ ║
║ ╚════██║██║ ██╔══██║██╔══╝ ██║ ██║██║ ██║██║ ██╔══╝ ██╔╝ ██║ ██║██║╚██╔╝██║██╔══╝ ██║ ██║██║╚██╗██║██╔══╝ ║
║ ███████║╚██████╗██║ ██║███████╗██████╔╝╚██████╔╝███████╗███████╗ ██╔╝ ██║ ██║██║ ╚═╝ ██║███████╗███████╗██║██║ ╚████║███████╗ ║
║ ╚══════╝ ╚═════╝╚═╝ ╚═╝╚══════╝╚═════╝ ╚═════╝ ╚══════╝╚══════╝ ╚═╝ ╚═╝ ╚═╝╚═╝ ╚═╝╚══════╝╚══════╝╚═╝╚═╝ ╚═══╝╚══════╝ PAGE 5 · v1.3.0 ║
║ ║
╠═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
║ ║
║ ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────── 24-HOUR WORKFLOW TIMELINE ───────────────────────────────────────────────────────────────┐ ║
║ │ │ ║
║ │ 12AM 1AM 2AM 3AM 4AM 5AM 6AM 7AM 8AM 9AM 10AM 11AM 12PM 1PM 2PM 3PM 4PM 5PM 6PM 7PM 8PM 9PM 10PM 11PM 12AM │ ║
║ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ║
║ │ ├─────┴─────┴─────┴─────┴─────┴─────┴─────┴─────┴─────┴─────┴─────┴─────┴─────┴─────┴─────┴─────┴─────┴─────┴─────┴─────┴─────┴─────┴─────┴─────┤ │ ║
║ │ │ │ │ ║
║ │ │ SCHEDULED WORKFLOWS (Fixed Times) │ │ ║
║ │ │ ───────────────────────────────── │ │ ║
║ │ │ ┌───────────────┐ │ │ ║
║ │ │ SuiteDash Sync │▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓│ 6:00 AM vault-to-suitedash ~5 min │ │ ║
║ │ │ └───────────────┘ │ │ ║
║ │ │ ┌─────────┐ │ │ ║
║ │ │ Circle Sync │▓▓▓▓▓▓▓▓▓│ 6:30 AM circle-sync ~3 min │ │ ║
║ │ │ └─────────┘ │ │ ║
║ │ │ ┌─────────┐ │ │ ║
║ │ │ Morning Briefing │▓▓▓▓▓▓▓▓▓│ 7:00 AM morning-briefing ~2 min │ │ ║
║ │ │ └─────────┘ │ │ ║
║ │ │ ┌───────────────┐ │ │ ║
║ │ │ │▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓│ 2:00 AM daily-synthesis-workflow ~10 min │ │ ║
║ │ │ └───────────────┘ │ │ ║
║ │ │ Daily Synthesis │ │ ║
║ │ │ │ │ ║
║ │ │ RECURRING WORKFLOWS (Interval-Based) │ │ ║
║ │ │ ──────────────────────────────────── │ │ ║
║ │ │ ┌─┐ ┌─┐ ┌─┐ ┌─┐ ┌─┐ ┌─┐ ┌─┐ ┌─┐ ┌─┐ ┌─┐ ┌─┐ ┌─┐ ┌─┐ ┌─┐ ┌─┐ ┌─┐ ┌─┐ ┌─┐ ┌─┐ ┌─┐ ┌─┐ ┌─┐ │ │ ║
║ │ │ E │░│ │░│ │░│ │░│ │░│ │░│ │░│ │░│ │░│ │░│ │░│ │░│ │░│ │░│ │░│ │░│ │░│ │░│ │░│ │░│ │░│ │░│ │ │ ║
║ │ │ M └─┘ └─┘ └─┘ └─┘ └─┘ └─┘ └─┘ └─┘ └─┘ └─┘ └─┘ └─┘ └─┘ └─┘ └─┘ └─┘ └─┘ └─┘ └─┘ └─┘ └─┘ └─┘ │ │ ║
║ │ │ A Every 15 minutes: outlook-email-workflow (fetch + classify) │ │ ║
║ │ │ I │ │ ║
║ │ │ L │ │ ║
║ │ │ ┌──┐ ┌──┐ ┌──┐ ┌──┐ ┌──┐ ┌──┐ ┌──┐ ┌──┐ ┌──┐ ┌──┐ ┌──┐ ┌──┐ ┌──┐ │ │ ║
║ │ │ I │▒▒│ │▒▒│ │▒▒│ │▒▒│ │▒▒│ │▒▒│ │▒▒│ │▒▒│ │▒▒│ │▒▒│ │▒▒│ │▒▒│ │▒▒│ │ │ ║
║ │ │ N └──┘ └──┘ └──┘ └──┘ └──┘ └──┘ └──┘ └──┘ └──┘ └──┘ └──┘ └──┘ └──┘ │ │ ║
║ │ │ B Every 30 minutes: inbox-processing-workflow (capture → process → route) │ │ ║
║ │ │ O │ │ ║
║ │ │ X │ │ ║
║ │ │ │ │ ║
║ │ │ EVENT-DRIVEN WORKFLOWS (Webhooks) │ │ ║
║ │ │ ───────────────────────────────── │ │ ║
║ │ │ │ │ ║
║ │ │ W ════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════ │ │ ║
║ │ │ E Zoom recording completed → zoom-recording-webhook → transcribe → analyze → deliver recap │ │ ║
║ │ │ B │ │ ║
║ │ │ H ════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════ │ │ ║
║ │ │ O Instantly reply received → lead-response-webhook → notify Discord → update SuiteDash → create follow-up │ │ ║
║ │ │ O │ │ ║
║ │ │ K ════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════ │ │ ║
║ │ │ S SMS received (Twilio) → ezer-omnibus → classify intent → handle → respond │ │ ║
║ │ │ │ │ ║
║ │ │ ════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════ │ │ ║
║ │ │ Discord reaction added → approval-reaction-poller → process approval → execute action │ │ ║
║ │ │ │ │ ║
║ │ ├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ ║
║ │ 12AM 1AM 2AM 3AM 4AM 5AM 6AM 7AM 8AM 9AM 10AM 11AM 12PM 1PM 2PM 3PM 4PM 5PM 6PM 7PM 8PM 9PM 10PM 11PM 12AM │ ║
║ │ │ ║
║ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ ║
║ ║
║ ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────── WORKFLOW INVENTORY ──────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ ║
║ │ │ ║
║ │ SCHEDULED (15) WEBHOOK-TRIGGERED (12) POLLING (8) MANUAL (5) SUPERVISORS (8) │ ║
║ │ ─────────────── ────────────────────── ─────────── ────────── ──────────────── │ ║
║ │ │ ║
║ │ 02:00 daily-synthesis-workflow zoom-recording-webhook discord-dm-poller (5 min) lead-generation-workflow │ ║
║ │ 05:00 twin-snapshot-weekly (Sun) lead-response-webhook discord-reply-poller (5 min) content-production-workflow │ ║
║ │ 06:00 vault-to-suitedash appointment-booking-webhook approval-reaction-poller (1 min) expert-research-workflow │ ║
║ │ 06:30 circle-sync-workflow sms-inbound-webhook (Twilio) gv-email-monitor (15 min) entity-enrichment-workflow │ ║
║ │ 07:00 morning-briefing discord-dm-received linkedin-intelligence (1 hr) audit-system-workflow │ ║
║ │ 09:00 n8n-version-monitor (Mon) calendar-event-webhook expert-content-monitor (6 hr) │ ║
║ │ 21:00 sos-daily-digest content-approval-webhook bni-visitor-forward (5 min) ─────────────────────── │ ║
║ │ 20:00 sos-weekly-report (Sun) gdocs-change-webhook operations-supervisor │ ║
║ │ */15m outlook-email-workflow portal-login-webhook lead-intel-supervisor │ ║
║ │ */30m inbox-processing-workflow form-submission-webhook content-pipeline-supervisor │ ║
║ │ */6hr expert-intelligence payment-received-webhook relationship-intel-supervisor │ ║
║ │ */24hr youtube-sync-workflow subscription-change-webhook student-programs-supervisor │ ║
║ │ │ ║
║ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ ║
║ ║
║ ┌───────────────────────────────────────────────────────── COST OPTIMIZATION WINDOWS ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ ║
║ │ │ ║
║ │ 12AM 1AM 2AM 3AM 4AM 5AM 6AM 7AM 8AM 9AM 10AM 11AM 12PM 1PM 2PM 3PM 4PM 5PM 6PM 7PM 8PM 9PM 10PM 11PM 12AM │ ║
║ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ║
║ │ │ │ │ ║
║ │ │ ┌─────────────────────────────────────────────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │ │ ║
║ │ │ │░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░│ OFF-PEAK: Lower API costs (12AM-6AM PT) │░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░░│ │ │ ║
║ │ │ │░░░░░░░░░░ BATCH PROCESSING WINDOW ░░░░░░░░░░░░░░│ Best for: bulk enrichment, large scrapes │░░░ BATCH PROCESSING WINDOW ░░░░░░░░│ │ │ ║
║ │ │ └─────────────────────────────────────────────────┘ └─────────────────────────────────────┘ │ │ ║
║ │ │ │ │ ║
║ │ │ ┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ │ ║
║ │ │ │▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓│ PEAK HOURS (6AM-6PM PT) │ │ ║
║ │ │ │▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓ REAL-TIME PROCESSING ▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓│ Priority: User-facing, time-sensitive │ │ ║
║ │ │ └───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ │ │ ║
║ │ │ │ │ ║
║ │ │ COST TIPS: │ │ ║
║ │ │ • Run bulk lead enrichment during off-peak (save ~15% on API costs) │ │ ║
║ │ │ • Schedule large Apify scrapes for 2-4 AM PT │ │ ║
║ │ │ • Defer non-urgent Claude calls to batch windows │ │ ║
║ │ │ • Real-time email processing always runs (user expectation) │ │ ║
║ │ │ │ │ ║
║ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ ║
║ ║
╠═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
║ TIMEZONE: Pacific (PT/PST) │ n8n HOST: qwu-n8n VM │ TOTAL WORKFLOWS: 48 │ SCHEDULED: 15 │ WEBHOOK: 12 │ POLLING: 8 │ MANUAL: 5 │ SUPERVISORS: 8 ║
╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝Part of the QWU Backoffice Architecture Map series (5 pages). See the live interactive version at twin.quietlyworking.org.
Quietly Working Foundation | quietlyworking.org | 501(c)(3)